ChatGPT
Claude
先拿到逐字稿
錄音轉成文字後，先確認人名、數字和專有名詞。練習先用下面的虛構對話即可。
從會議到大家看得懂的訊息
保留誰說了什麼，先確認辨識內容。
把同一件事的討論、決定和分工放在一起。
留下每個人接下來要做的事。
錄音與分享前，先確認參與者知情、公司規定及可用的服務。
把對話和用途一起交給 AI
這是一場準備分享會的部門例會。把整段貼到 ChatGPT 或 Claude，請它整理給沒有參加的同事：
這裡特別說明「給沒參加的同事看」，也請 AI 把已經決定和還沒談好的事分開。這樣同事才知道哪些可以開始做，哪些還要等消息。
看一次整理後的樣子
把分工排開，就看得出誰要等誰
示意畫面・編寫示例
把會議逐字稿整理成分工，標出誰要等誰。
- 35 人報名／教室最多 50 人
- 只提供電子檔，不印紙本
- 轉接頭借用結果待確認①
- 今天下午發報名提醒；等一下問總務借轉接頭，借不到再回報；散會後通知補上電子檔安排。
- 週五截止後，提供最後人數。
- 補完最後兩頁，並把投影片字體放大。
- 期限：明天中午前②。
- 依最後報名人數訂餐。
- 收到怡君提供的人數後，再下單。
先後週五報名截止 → 怡君提供人數 → 美玲下單
- ①
轉接頭還沒借到，轉傳前別寫成已借到。
- ②
「明天」「週五」是開會當天的說法，對照開會日期換成實際日期再發。
發出前核對人名、數字與期限。「明天中午」要對照開會日期；隔幾天才發時，補上日期，請它改成確切時間。
發群組時，再短一點
群組訊息可以像這樣
教學示例分享會準備進度：目前 35 人報名，餐點照週五截止人數訂，這次只提供電子檔。怡君今天發提醒、問轉接頭並更新通知；阿哲明天中午前補完簡報、放大字體；週五怡君給人數後，美玲訂餐。轉接頭借用結果再請怡君回報。
長版留下討論脈絡，短版方便大家找自己的工作。若群組裡的人只需要看分工，可以再說「改成依人名分三行」。
用在自己的短會議
把問法中的讀者換成實際對象：主管可能想看待決定事項，執行同事則需要分工與時間。
安排有變時，說「轉接頭已借到，請更新這一項，其餘不變」，再確認它改對了地方。
本篇人物、對話與紀錄均為教學示例。