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讓 AI 讀資料夾,做出可以接手的文件

把活動說明和準備進度交給 AI,整理成一頁給接手同事看的進度摘要;從選資料夾到開檔檢查,看看每一步怎麼做。

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動畫插畫:雨後傍晚,有人坐在窗邊,對照手上的文件和筆電畫面
AI 生成情境圖

開始前準備支援資料夾操作的桌面工具,另開一個資料夾放這次要用的文件。

這次要交付一個檔案

文字對話適合討論與起草;當來源已在電腦資料夾裡,你也可以使用支援檔案操作的代理工具,請它讀取資料、整理成果並保存。

先看這場讀書會的完整示範,再換自己的文件。以下檔案與成品均為編寫示例,尚未逐一在各桌面工具試做。

資料夾裡放了什麼

假設桌面上有 reading-event 資料夾,裡面兩份文件:

活動說明.txt

週末讀書會在 12 月 12 日下午 2 點到 4 點,於社區活動室舉辦。最多 20 人,參加免費。每人帶一本旅行相關的書,第一次來可以只聽。12 月 5 日報名截止。

準備進度.txt

怡君負責報名頁,11 月 20 日前完成。阿哲負責場地,已確認可使用投影機。美玲負責行前通知,12 月 8 日寄出。簽到表由怡君在活動前一天印好。

讀兩份來源,把成果另存進 output

reading-event示意畫面

reading-event/

  • 活動說明.txt活動時間、地點、參加方式。保留原檔
  • 準備進度.txt負責人、期限與目前進度。保留原檔
  • output/依兩份來源整理
  • 交接說明.md活動概要 + 誰在什麼時候做什麼新成果
檔案結構示意,尚未逐一在各桌面工具實測。原始檔保留,只在 output 建立成果。

選擇能讀到這個資料夾的入口

ChatGPT 桌面/Codex:在桌面 App 的 Projects 新增本機專案(local project),連接這次的資料夾。切到 ChatGPT Work,選擇在本機執行;這項功能要帳號或公司工作區已開放。網頁版的 ChatGPT Work 在雲端環境執行,讀不到你電腦裡的資料夾;一般網頁對話也只能上傳檔案,不能直接改電腦資料夾。

Claude Cowork:如果仍有 Chat/Cowork 選項,選 Cowork;已整合的帳號直接交辦。在可用的 Projects 入口選既有資料夾(Use an existing folder),連接本次資料夾。Claude 只有在 Desktop 開著時才讀得到連接的資料夾,App 關掉後就讀不到電腦裡的檔案。本機資料夾也不代表任務只在本機運算:Pro、Max、Ultra 方案的新任務一律在雲端執行。

Claude Code 桌面:在 Code 入口選本機環境,透過 Open folder 選這次資料夾,確認權限模式。Code 桌面入口本身不需要先裝 CLI。

Cowork 和 Code 入口都需要 Claude 付費方案;免費帳號可以先在一般對話上傳檔案練習。

如果帳號或公司沒有開放某項功能,就用目前允許的方式操作,不必為了照著文章做而開放更多權限。

把來源、成果與範圍說在一起

交辦這次文件整理

請先確認 reading-event 資料夾裡的活動說明.txt 與準備進度.txt 可以讀取,再依這兩份資料建立 output/交接說明.md。 文件給下週接手的同事看,包含活動概要,以及準備工作的負責人、時間與目前進度。用自然的繁體中文,一頁左右。 保留原始檔,只在 output 建立成果,不移動或刪除其他檔案,不寄信、不發布。完成後告訴我檔案位置,並檢查是否有漏掉原文的重要安排。

工具可能先列計畫,也可能直接開始做。遇到權限詢問,要看清楚它打算操作哪個資料夾、做什麼事。提示詞裡的「只改 output」是你的要求,產品本身的讀寫權限也要另外確認。

打開成果,看是否能接手

示例文件內容

教學示例

週末讀書會準備進度

活動於 12 月 12 日 14:00–16:00 在社區活動室舉行,最多 20 人,免費參加;12 月 5 日報名截止。每人帶一本旅行相關書籍,也可只聽不分享。

怡君:11 月 20 日前完成報名頁,12 月 11 日印簽到表。

阿哲:場地已確認,現場可使用投影機。

美玲:12 月 8 日寄行前通知。

到檔案管理員開啟 output/交接說明.md,看看兩份來源的安排有沒有寫齊,原始檔是不是還在。找不到檔案時,可以直接問「你存在哪裡?」;如果還沒存,就請它存進指定的資料夾。

資料變動後,更新同一份成果

假設場地改到一樓閱覽室,其他安排不變。先修改活動說明,再交辦:

依更新後的來源修改

活動說明.txt 的地點已改成一樓閱覽室。請重新讀取來源,更新 output/交接說明.md 的地點;其餘安排依現有資料保留。完成後列出這次改了哪裡。

再開一次檔案,確認地點改對了。之後也能用同樣的做法整理簡報資料、活動文件或工作說明。選用可以提供給這項工具的副本,整理好的文件放進新資料夾,方便和原稿比對。

習慣終端機的讀者可以看CLI 版本;想讓多次對話共用背景,則看專案整理。

資料來源與延伸閱讀

功能和按鈕位置可能隨更新或帳號不同,找不到時可以查下面的官方說明。文中的例子也會註明是教學示範,還是實際試做的結果。

關於教學

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