用 AI 準備報告：先決定要講什麼

先想聽眾需要知道什麼

簡報開始前，你可能只拿得到幾行筆記。先不要急著選版型，讓 AI 幫你安排說話順序：

我要在部門例會用五分鐘報告進度，聽眾是主管和其他同事。請把下面的筆記整理成四頁簡報大綱，每頁給我一個標題、三個以內的重點，以及適合搭配的圖表或畫面。活動報名頁已完成，這週收到了 35 份報名。社群貼文預計下週一發布。場地已確認，攝影人員還在詢問。需要主管決定是否加開候補名單。

問法裡說明了要講多久、講給誰聽、做幾頁，也附上原始筆記。這些資訊能幫 AI 決定內容怎麼分配。

把四頁的重點排開，可以像這樣：

每頁放一個重點就好。第三頁只有攝影人員還在詢問，不需要為了湊滿三點，加上筆記裡沒提過的交通、餐點或預算問題。

第四頁幫我寫成可以直接講的口語稿，半分鐘左右。只使用現有資料。

教學示例

最後想請主管確認，這次活動是否要加開候補名單。目前報名頁已完成，這週收到 35 份報名，場地也已確認。社群貼文預計下週一發布，攝影人員還在詢問。候補名單是否開放，還需要主管決定。

內容都來自原本的筆記。想在報告裡提名額上限或候補通知方式，先把實際資料補進筆記，再請 AI 改稿，不要讓它自己補。

試著自己念一次。時間超過，就要求刪掉背景、保留你想請主管決定的事情，不必先把語速加快。

你可以把大綱貼進平常使用的簡報軟體，也可以在支援簡報產生的 AI 工具中請它做成檔案。交辦時說清楚：四頁、五分鐘、每頁一個重點，以及已有的公司範本。

如果需要簡報檔，就確認有拿到能開啟的檔案。打開後看看文字有沒有被切掉、投影時字夠不夠大、圖表有沒有標出單位。

照大綱念一次，時間太長就刪背景，保留聽眾需要知道的事。接著換自己的工作筆記，仍然一頁說一個重點。

資料散在不同檔案時，再看讓 AI 讀資料夾並產出文件。